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¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPI)? ¿Cuáles son los que pueden utilizarse en los despachos de abogados? ¿Son los indicadores KPI realmente útiles para los resultados de tu negocio jurídico?
No solo son útiles, son esenciales. Porque, los indicadores KPI permiten tomar decisiones más rápidamente y con mejores resultados.
Las nuevas tecnologías y el big data han facilitado el seguimiento de los resultados a través de este tipo de indicadores.
Si pretendes optimizar el funcionamiento de tu Bufete o Despacho de Abogados y obtener ventajas competitivas, deberías plantearte implementar ya este tipo de seguimiento.
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¿Qué son y cómo se utilizan los indicadores KPI?
Un indicador clave de rendimiento (KPI) se utiliza para medir la eficiencia, la productividad y el éxito de un proceso con el fin de simplificar y agilizar la toma de decisiones.
Dicho de otro modo, medirán la eficacia de los procesos de tu Despacho de Abogados, resumiendo los aspectos más importantes en cifras que podrás medir y analizar con facilidad.
Serán fundamentales si quieres conseguir ventajas competitivas y escalar tu negocio jurídico.
Usando los indicadores KPI, tu negocio jurídico podrá conseguir:
- Datos valiosos para poder tomar las decisiones adecuadas con una alta probabilidad de éxito.
- Medir los resultados con base en variables específicas.
- Testear las diferentes decisiones que has tomado realizando comparativas para observar cuáles son las que realmente te funcionan.
¿Qué KPI puedes implementar en tu negocio jurídico?
Los indicadores KPI que puedes implementar en tu Bufete, Despacho de Abogados, Asesoría o Gestoría deben ser, sobre todo, fáciles de analizar.
Hay múltiples factores que deberás tener en cuenta, por lo que no es tan sencillo realizar mediciones correctas. Por eso, te recomiendo encarecidamente que empieces con algunos KPI que sean fáciles de medir.
Sigue los siguientes pasos para establecer los indicadores KPI que mejor se adapten a las necesidades de tu negocio y de tus objetivos empresariales para poder implementarlos con facilidad:
- Establece qué quieres medir y buscar cuál sería la métrica apropiada para ello.
- Determina qué información tienes y cuál debes obtener para realizar la medición que deseas.
- Crea un indicador KPI que te permita resumir la información obtenida y presentarla de forma sencilla para su posterior análisis.
- Determina cuándo se presenta la información y cómo se presenta. Así podrás asegurarte de que la información correcta aparece cuando es necesario y de que tus KPI se están optimizando.
¿Cómo definir un indicador KPI paso a paso?
Para que un indicador KPI tenga la funcionalidad deseada debe ser:
- Específico: información simple, concisa y detallada.
- Medible: debe ser objetivo.
- Realista: un indicador KPI ayuda a alcanzar objetivos realistas, por tanto los datos que se obtengan deben serlo igualmente.
- Alcanzable: observa si puedes afrontar el coste del indicador KPI, de lo contrario nunca podrás alcanzar el resultado deseado.
- Tiempo limitado: no realizar mediciones por tiempo ilimitado. Si no estableces un plazo, no podrás monitorizar y optimizar los resultados.
Visualiza ahora cómo puedes definir, estructurar y elaborar tus indicadores KPI:
Fase inicial:
- Define el nombre del KPI.
- Alinea el KPI con el plan estratégico de tu negocio jurídico.
- Especifica el punto inicial del KPI, el estado actual de esa medición y el objetivo final.
- Detalla los pasos a seguir para recopilar los datos.
Fase secundaria
- Encuentra otros indicadores que complementen el inicial.
- Define el peso que tendrá cada indicador en el KPI final.
- Señala cada cuanto tiempo se actualizará el indicador.
- Establece hasta cuándo se mantendrá el KPI.
- Calcula cuánto te cuesta el desarrollo, mantenimiento y análisis del indicador KPI.
- Especifica quién o qué herramienta intervendrá en cada fase del KPI, tanto en recogida de datos, como en el desarrollo y análisis de los mismos.
- Detalla si pueden existir otros escenarios donde puede utilizarse el mismo indicador KPI.
- Analiza las métricas que te ofrece el indicador KPI, compáralas con la realidad existente y pasa a la toma de decisiones.
¿Cuáles son los principales indicadores KPI que puedes usar en tu Bufete o Despacho de Abogados?
Cada negocio jurídico requiere de unos indicadores específicos. En el siguiente listado te cuento qué tipos de KPI son los más usuales para Despachos de Abogados, Gestorías y Asesorías y cuáles pueden resultar esenciales para tu Bufete:
- Cantidad de clientes: ¿cuántos clientes potenciales han mantenido una reunión en el despacho?, ¿cuántos han contratado tus servicios?, ¿qué tipo de casos son los que traen los clientes?
- Calidad de los clientes: ¿qué tipo de clientes son problemáticos?, ¿necesitan que se les de mucha información?, ¿los clientes pagan puntualmente?, ¿son afines a los valores de tu Despacho de Abogados?
- Satisfacción del cliente: ¿cómo te valoran los clientes?, ¿los honorarios que cobras resultan excesivos?, ¿los resultados son buenos y los clientes están contentos con vuestra labor?
- Gestión de los casos: ¿cuál es el coste medio por cada caso?, ¿cuáles son los honorarios medios por cada uno de ellos?, ¿qué porcentaje de casos ganas, cuántos pierdes y en cuántos llegas a acuerdos?
- Productividad de los trabajadores: ¿son eficientes?, ¿las inversiones realizadas resultan rentables?, ¿las decisiones que toman son acertadas?
- Compromiso de los trabajadores y otros colaboradores: ¿el equipo de trabajo está satisfecho con la labor encomendada?, ¿los trabajadores se sienten valorados?, ¿creen en ti como líder y en el bufete?
- Ratios financieros: ¿cuáles son los gastos respecto a los ingresos?, ¿podrías aumentar el presupuesto en caso de ser necesario?, ¿el retorno de la inversión (ROI) es el esperado?
- Tu presencia en internet y redes sociales: ¿cuántos usuarios suelen visualizar la web de tu negocio jurídico?, ¿consigue tu web convertir usuarios en potenciales clientes?, ¿cuántas reuniones genera la página web?
¿Cómo se siguen y evalúan los KPI?
Es fácil hacer un seguimiento de una sola métrica. El reto viene cuando hay que controlar más de un indicador KPI. El software es vital para la toma de decisiones y se ha convertido en una herramienta básica para los Despachos de Abogados y otros negocios jurídicos.
Los Despachos de Abogados de hoy en día tienen la opción de utilizar excelentes herramientas de gestión que proporcionan el control del despacho a nivel global. Estas herramientas de software le proporcionan un acceso instantáneo a toda la información que necesita para que la toma de decisiones sea acertada.
Todos los abogados, empleados y colaboradores de un bufete deben alimentar el sistema de información. Casi todos los intercambios de datos de este sistema pueden automatizarse, pero algunos de ellos solo los pueden proporcionar quienes trabajen en el despacho.
Los Despachos de Abogados siguen utilizando programas como Excel y otros parecidos para registrar, medir y controlar los indicadores KPI de rendimiento.
Sin embargo, estos programas no ofrecen la precisión, versatilidad o conectividad que los abogados necesitan para analizar sus niveles de rendimiento de forma digital. Son sistemas de análisis obsoletos y hay que cambiarlos.
Estas herramientas no especializadas suelen requerir mucha configuración y son muy fáciles de desconfigurar por un simple error de manejo del programa. Tampoco ofrecen sistemas de colaboración sencillos.
Por esta razón, lo mejor es implementar un sistema digital preparado y específico que haya sido diseñado para la elaboración y medición de indicadores KPI para Despachos de Abogados y otros negocios jurídicos.
Pero recuerda, como dijo Elbert Hubbard, escritor, editor, artista y filósofo estadounidense:
Una máquina puede hacer el trabajo de cincuenta hombres ordinarios. Ninguna máquina puede hacer el trabajo de un hombre extraordinario.
