La importancia de la automatización de procesos se la debemos a Henri Maillardet, inventor suizo, que confeccionó en 1805, una muñeca mecánica capaz de realizar dibujos.
Fabricó un árbol de levas automático con el que logró recrear el proceso que usamos para escribir y dibujar. Todo comenzó aquí. Es el principio de la automatización.
La relación entre economía y ciencia, ha llevado al ser humano a dar un salto tecnológico y cambiar su forma de trabajar. La transferencia de energía, los nuevos mecanismos de fabricación y la nueva división del trabajo, nos ha llevado a la automatización.
Los Despachos de Abogados están tardando en implementar nuevas tecnologías con el fin de automatizar procesos de trabajo, pero los principales Bufetes están dando ejemplo invirtiendo en tecnología de escaneado y automatización.
La transformación digital debe tratar de ser más efectiva. Hay que usar la tecnología de manera inteligente con el fin de poder crear nuevas oportunidades comerciales, ahorrar gastos y aumentar el valor de los negocios jurídicos.
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La importancia de la automatización para los negocios jurídicos
Es clara y notoria la importancia de la automatización de procesos para todas las organizaciones que quieren aumentar la productividad. Simplifica las operaciones, libera tiempo y esfuerzo. De esta forma cualquier Despacho de Abogados puede centrarse en actividades estratégicas que beneficien a su negocio.
Para poder implementar con éxito la automatización de los procesos, los Bufetes y Despachos de Abogados deben operar centrándose en las metas y objetivos que quieren conseguir y a qué tipo de personas beneficiarán.
Como directivo debes asegurarte que las inversiones en tecnología están bien alineadas con las necesidades reales de sus despachos.
Automatizar procesos implementando nuevas tecnologías, algo que a día de hoy normalmente se ha llevado de forma manual, permite a los Despachos de Abogados ahorrar costes, tiempo y aumentar la eficacia de su trabajo diario.
Para llevar a cabo estos procesos de automatización, el personal responsable de llevarlos a cabo debe estar suficientemente capacitado. En caso contrario, estos cambios serán demasiado costosos y no se podrán compensar con la mejora en el rendimiento de los trabajadores del Despacho o Bufete.
Todo el trabajo realizado por cualquier empleado dentro del Bufete debe tener un objetivo claro, el comercial. Asímismo, debes tener en cuenta que cualquier objetivo es parte de un proceso que podrá formalizarse o no.
Cualquier proceso automatizado, además de tener como claro objetivo el ahorro de costes, también tiene claras ventajas en factores como la calidad, productividad, flexibilidad y eficiencia del trabajo.
Además, es esencial tener en cuenta que, gracias a estos procesos se elimina el alto coste de los errores humanos.
Ventajas de la automatización de procesos
Automatizar procesos de trabajo es una estrategia excelente para reducir la complejidad de los procesos comerciales. Esta es la verdadera importancia de la automatización de procesos.
Ofrecer a tu despacho de abogados la posibilidad de tener una mejor estructura y control de cualquier información que dentro de tu negocio jurídico.
El resultado final será el poder reducir los costes que generan los nuevos trabajadores que se incorporan Bufete. Resumiendo, debes dar la importancia que tiene el poder automatizar procesos en tu negocio jurídico.
Los beneficios y ventajas competitivas que dará este proceso para tu despacho de abogados podríamos resumirlos:
- Minimizar de costes: mejorar la carga de trabajo de los abogados y equipos de trabajo, reduciendo los recursos.
- Minimizar los errores: evitar los errores humanos o de comunicación dentro del Despacho.
- Aumentar la velocidad para implementar procesos de trabajo: el tiempo se acortará.
- Recibir mensajes de forma rápida e instantánea.
- Monitorizar: te permite monitorizar los procesos en cualquier momento con el fin de optimizarlos.
- Verificar resultados en tiempo real: actualizaciones de resultados automáticas.
- Eliminación de papel: minimiza los costes de los equipos informáticos y de impresión.
¿Qué tener en cuenta para automatizar un proceso?
Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso es que la tarea debe ser repetitiva. De lo contrario, será difícil de aprender y aplicar. Por tanto, si eres como Manager de tu Despacho de Abogados, debes:
- Conocer todo el proceso.
- Medir los tiempos empleados para cada tarea.
- Analizar todos los factores del proceso que se puedan simplificar o, directamente eliminar.
- Apoyarte con softwares, aplicaciones o herramientas que faciliten el trabajo diario.
- Integrar diferentes las diferentes plataformas y softwares que utilices en tu Bufete para que comuniquen entre sí.
Con software de automatización puedes conseguir:
- Estar en contacto directo con el tribunal donde se tramitan tus procesos, obteniendo información necesaria para ver en qué estado se encuentra. Este aspecto, en España todavía no es posible, pero sí en muchos países de Latinoamérica.
- Limitar de forma inmediata las relaciones profesionales con tus clientes y cuando las necesiten.
- Consultar la gestión de tus abogados externos para que la imagen de tu marca no sufra las consecuencias de malos consejos o mala ética profesional.
- Centralizar y simplificar el trabajo de todos tus Abogados y trabajadores facilitando la comunicación y colaboración constante en su trabajo diario.
- Facturar en un solo clic.
- Obtener una visión global de tu negocio jurídico en segundos.
- Integrar todos tus programas y simplificar el acceso a todos ellos.
- Obtener todas las ventajas que proporciona la tecnología SaaS con una nube de acceso rápido.
¿Cuáles son las ventajas asociadas con la automatización de procesos?
Para averiguar los beneficios que aporta la automatización de procesos, lo correcto es hacerse primero esta pregunta: ¿cuáles son consideradas como las ventajas más importantes de automatizar cualquier proceso?
Las ventajas más comunes son y han sido: reducción de costes, mayor productividad, confiabilidad, disponibilidad y rendimiento.
La automatización también aumenta la seguridad de procedimientos y protocolos. Reducirá los errores humanos y aumentará la eficiencia del negocio jurídico.
Por lo tanto, la conclusión es que algunas de los mayores beneficios de la implementación de la automatización de procesos para tu Bufete o Despacho de Abogados serían:
- Optimizar procesos de producción: acortar el ciclo de producción, mejora el uso de equipos y reducir los recursos de archivo.
- Facilidad en la toma de decisiones: gracias a la monitorización y el control de los resultados en tiempo real.
- Planificar y trazar el proceso: facilitar el aprendizaje del procedimiento.
- Sistema de información común: minimiza errores, evita y aumenta la velocidad a la hora de procesar.
- Definir, configurar y estandarizar los indicadores de rendimiento comercial (KPI).
- Emitir informes consolidados: en cualquier momento con las medidas que te devuelvan tus KPI.
- Identificar y eliminar el abuso en los recursos, la ineficacia y el trabajo repetitivo.
- Implementar una forma de trabajo sólida y repetitiva: esto ayuda a eliminar errores e inconsistencias en los procesos de trabajo.
- Eliminar el tiempo perdido entre actividades: mejorando así la eficiencia del negocio.
- Eliminar la acumulación, impresión y costes de papel.
- Usar diferentes sistemas y plataformas sin que el empleado pierda tiempo en aprender que debe utilizar en cada tarea asignada.
- Estandarizar todas las operaciones dentro del negocio jurídico.
Debes tener en cuenta que los procesos automatizados se distribuirán a lo largo de toda la cadena de valor de tu Bufete o Despacho de Abogados. Desde la captación del cliente hasta que contrate el servicio ofrecido. Si esta automatización de procesos será efectiva, dependerá mayormente en la calidad del hardware, software y plataformas que utilices para elevar tu Despacho de Abogados a niveles que nunca imaginaste.
