HERRAMIENTAS DE CONTROL DE UNA EMPRESA: ¿CÓMO PUEDE BENEFICIAR A TU BUFETE?

Para gestionar un Bufete o Despacho de Abogados, es necesario utilizar diferentes herramientas de control de una empresa, de modo que puedas tener una visión clara de tu negocio desde perspectivas diferentes. 

Como Director, Consejero o Gerente de un negocio jurídico, tienes que estar al tanto de lo que ocurre en la empresa, estés presente o no.

Estará de acuerdo conmigo en que este control beneficiará la gestión eficaz del trabajo de  equipo de Abogados y demás empleados, así como la tuya propia.

Para que llegues a comprender la importancia del uso de estas herramientas de control, primero es conveniente conocer cuál es fin de su uso. 

Por concretar un poco, el objetivo que persigue el control del negocio es proteger los recursos empresariales, detectar posibles desviaciones que lleguen a afectar a los objetivos del negocio y, de esta manera, evitar costes innecesarios como pueden ser pérdidas de tiempo y dinero.

El control es un factor importante de la empresa. Mantiene el rumbo establecido a fin de alcanzar los objetivos y metas definidos por la empresa. Al mismo tiempo, si se establecen con claridad y precisión, conseguirás maximizar los beneficios y minimizar los costes.

Cuando se habla del control de una empresa o negocio, muchas personas lo asocian al control administrativo, habitualmente por desconocimiento. 

Pero cuando hablamos de control del negocio, en tu caso, jurídico, debes pensar en controlar toda la actividad empresarial. Debes controlar todo, tanto lo tangible como lo intangible de tu Bufete o Despacho de Abogados.

Y como es complicado hacerlo tú solito o con un mínimo equipo de personas de tu confianza, debes implantar herramientas de control de una empresa que te aseguro que te facilitarán, y mucho, este elemento del negocio tan determinante.

¿Qué herramientas de control de una empresa puedes aplicar a tu negocio jurídico?

Para saber cuándo hay que utilizar cada uno de los tipos de control que te expongo a continuación, piensa primero en lo que pretendes conseguir en cada fase de la actividad:

Controles preventivos

Es un conjunto de procesos y buenas prácticas que se deben aplicar antes de realizar cualquier actividad. Así, podrás analizar si los trabajos se han realizado correctamente.

La finalidad principal es determinar si el proceso que debe seguirse se está ajustando a las directrices de lo marcado por la dirección de la empresa, de lo contrario, casi seguro que afectará al presupuesto asignado a ese proceso.

Si aplicas bien este control, ningún proyecto podrá comenzar sin que se haya verificado el protocolo a seguir, o sin que se verifique que se dispone del material humano y financiero suficiente.

Por supuesto, en un Bufete o Despacho de Abogados este control es vital. Cada expediente es un proyecto y si no tienes marcado un proceso claro, nunca sabrás si el caso que tienes entre manos es viable para tu empresa o no lo es.

Ten claro que vives de un negocio no de la caridad.

Controles concurrentes

Dado el nombre, es deducible qué tipo de controles son los concurrentes. Serán aquellos que se activan a medida que se desarrolla la actividad del negocio.

A la vista de la importancia de estos, la supervisión directa de cada proceso y actividad necesarios para el funcionamiento del negocio jurídico será fundamental.

Los diferentes empleados a cargo de supervisar la actividad, deben corregir de inmediato cualquier desviación o problema que observen.

Por ejemplo, un error común en un Despacho de Abogados es confundir el momento procesal en la presentación de pruebas documentales en un proceso civil. Este error habría que corregirlo de inmediato pues puede que posteriormente el Juez no nos deje presentar dicha prueba.

Una vez desarrollado el sistema de control, que los empleados hayan aprendido dicho sistema y evaluada su eficacia, deberás establecer unos protocolos de actuación para el caso de que se den situaciones similares que haya que resolver, con el fin de ofrecer celeridad a la resolución de problemas. 

Gracias a las nuevas tecnologías y a las herramientas de control de una empresa, podrás conseguir elementos de control coherentes, eficaces y de respuesta inmediata ante posibles errores que haya que corregir.

Controles posteriores

A menudo, los olvidados. Para evitar errores y hacer un seguimiento de las actividades empresariales de tu Bufete o Despacho de Abogados, es necesario realizar controles posteriores en todas las áreas y departamentos.

No es posible hacer un seguimiento de todo el trabajo que se realiza en tu negocio jurídico cada día. Por ello, es importante utilizar herramientas de control empresarial para observar si el trabajo se realiza de acuerdo con su planificación estratégica.

Existen programas y aplicaciones en el mercado que le permiten realizar controles una vez finalizada la actividad. Puede utilizar este software para obtener la información que necesita y realizar ajustes.

Algunos de estos controles son conocidos por los directivos y empresarios en general: las auditorías contables y financieras, el cumplimiento de los objetivos establecidos y la satisfacción del cliente.

Guía con las 8 pasos que debes seguir para tener tu Bufete o Despacho de Abogados bajo control

Voy a proponerte que sigas (si quieres, claro) este guion para establecer un control eficiente sobre el funcionamiento diario de tu Bufete o Despacho de Abogados. Para ello deberás implementar algunos procesos de autorización, aprobación y ejecución de actividades y proyectos:

1. Separar las funciones de cada trabajador.
2. Valorar la ratio coste/beneficio.
3. Implantar controles de acceso a recursos y documentación del Bufete.
4. Comprobar el trabajo y evitar disputas entre los trabajadores.
5. Evaluar el desempeño de cada empleado de forma individualizada.
6. Solicitar a tus trabajadores una rendición de cuentas.
7. Documentar y protocolizar todos los procesos, actividades y tareas que se realizan.
8. Una vez documentados y protocolizados, ¡revísalos!

¿En serio es tan importante definir bien estos pasos y usarlos en tu Bufete o Despacho de Abogados?

Todo se basa en realizar una buena planificación. De esta forma, podrás responder de inmediato a los posibles problemas que surjan en el día a día y lo harás de una forma rápida, efectiva y, sobre todo, adecuada.

Para que las actividades empresariales estén controladas, la dirección debe aplicar controles en todos los niveles de la organización, desde las fases por las que pasan los procesos hasta los sistemas de información.

7 herramientas de control que cualquier Bufete o Despacho de Abogados debería usar

Gestor de tareas y equipos

El gestor de tareas es una persona o herramienta que te ayudará a asignar tareas a los empleados. Por ejemplo, podrás dividir el trabajo por departamentos, por áreas jurídicas, o incluso por especialidades.

El uso de esta herramienta de gestión de una empresa es imprescindible si deseas que tu Bufete o Despacho de Abogados funcione a la perfección y conocer en todo momento lo que ocurre en tu negocio y cómo se están llevando a cabo las tareas asignadas.

Los novedosos programas y herramientas de gestión te permitirán la asignación de trabajos a tus abogados y demás empleados. Incluso podrás hacer la distribución por grupos de trabajo o departamentos si lo deseas.

CRM para gestión de clientes y proveedores

Un CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management (gestión de las relaciones con los clientes), es decir, el software que te permite hacer un seguimiento de las necesidades de tus clientes y asegurarse de que se satisfacen.

Disponer de una base de datos de clientes bien organizada es una inversión que te beneficiará a largo plazo, ya que te permitirá interactuar casi automáticamente con los clientes que ya han manifestado su interés por tus servicios. 

Por tanto, afectará de forma directa al aumento de la facturación de tu Bufete o Despacho de Abogados.

Además, puedes hacer lo mismo con tus proveedores y Abogados externos. Al establecer un sistema de comunicación y automatización del trabajo, conseguirás grandes beneficios.

Es vital para ti y para tu negocio jurídico, interactuar tanto con tus clientes como con tus proveedores y personal colaborador. Usa luego esa información y feedback en tu propio beneficio.

Gestión de Recursos Humanos

Los departamentos y empresas de recursos humanos tienen herramientas y aplicaciones de suma importancia para cualquier organización empresarial. 

Estas herramientas van a permitirte firmar documentos y contratos digitalmente. De hecho, aunque se piense lo contrario, esta práctica es extremadamente segura hoy en día. 

Además te proporcionará la capacidad de gestionar y controlar los recursos necesarios para la sostenibilidad de los trabajadores de tu negocio.

Comunicación entre trabajadores

A día de hoy, en nuestra época actual y con el mundo sumamente globalizado, existen muchas herramientas con las que puedes comunicarte con tus empleados sin necesidad de realizar desplazamiento alguno.

Las herramientas y programas de gestión suelen permitir la comunicación a través de chats, videoconferencias o servicio de mensajería instantánea. 

Conseguirás ahorrar una gran cantidad de tiempo, y por tanto dinero, para tu Bufete o Despacho de Abogados e igualmente a tus clientes.

Almacenamiento de información

¿Vas a seguir almacenando esa importantísima información de tu negocio jurídico en Excel o en múltiples Discos Duros?

No me lo creo, usa estas herramientas de control de una empresa que te estoy aconsejando y podrás almacenar toda la documentación e información que necesitas para que tu Bufete funcione en la nube. 

Tendrás acceso inmediato a todo lo que necesitas sin necesidad de gastar tiempo y dinero en sistemas que van a quedar obsoletos más pronto que tarde.

Programa de facturación y administración de la empresa

¿Qué sería de cualquiera de estas herramientas de control de una empresa si no incorporasen una aplicación donde realizar la facturación y un análisis correcto de la gestión financiera?

Pues poco más que la nada. Un negocio, sea el que sea, debe analizarse desde todos los puntos, y el financiero es vital para la sostenibilidad de la empresa. 

Conocer de primera mano y en cuestión de segundos cómo está la empresa a nivel económico ayuda, y mucho, para tomar decisiones adecuadas.

ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales)

Estos sistemas deberás tenerlos en cuenta cuando llegue el momento en que estés en la cumbre. Sï, en lo más alto, porque siempre hay que aspirar a lo más alto, de lo contrario no creo que se pueda aspirar a nada.

Son programas y sistemas preparados para poder afrontar grandes proyectos y que, por tanto, necesitan de una asignación de recursos y presupuestos elevados.

Usa herramientas de control de empresas en tu negocio y evita riesgos innecesarios

Como puede ver al leer este post, las herramientas de control de una empresa son muy importantes para que el negocio crezca de forma sana y eficiente.

Yo lo tengo muy claro, prefiero prevenir que curar. Los sustos a nivel empresarial no son sibilinos y suelen tener consecuencias que seguro que preferirías no tener que resolver. Consigue que tu Bufete o Despacho de abogados esté preparado y recuerda:

• Implanta controles antes, durante y después de los trabajos a realizar.
• Impleméntalos en el orden correcto para así evitar errores evitables.
• Ayúdate de herramientas de gestión empresarial que puedas integrar en el negocio.

Por último, y como consejo, optimiza, optimiza y optimiza. No dejes nunca de lado la corrección de errores porque el mundo y el mercado cambia rápidamente.

Si no corriges y ejecutas los cambios posteriormente, te dará igual tener buenas herramientas de control de una empresa.