GESTIÓN JUDICIAL: DESCUBRE NUEVAS HERRAMIENTAS PARA TU DESPACHO DE ABOGADOS

Los beneficios prácticos y económicos que supone tener un modelo de gestión judicial en un Bufete o Despacho de abogados son bastantes, pero quizá el más importante de todos sea la mejora de la productividad y del servicio que ofreces al cliente.

Cuando menciono la necesidad de establecer un modelo de administración y gestión hablo de redactar qué vas a hacer, de qué manera lo harás, y de qué forma vas a comprobar si se está realizando el trabajo de manera eficiente. 

Es posible que pienses que es algo simple que puedes realizar al instante. No obstante, la experiencia contrastada demuestra que es necesario seguir una metodología para alcanzar los objetivos deseados. 

¿Por qué? Pues simplemente porque hay que diseñar distintos procesos, establecer los trámites y las distintas responsabilidades de cada uno de ellos. Objetivizar los distintos modelos de negocio, tal como los indicadores que te dejarán ver si se están cumpliendo los objetivos y en su caso, advertir los errores.

¿Qué virtudes concretas acarrea el desarrollar un modelo de gestión judicial para tu Despacho de abogados? Existen muchas respuestas para esta pregunta, pero las principales las podría sintetizarlas en las siguientes:

Planificar la gestión de los procedimientos judiciales

Cada procedimiento judicial es diferente y, sus trámites, también lo son. En tu Despacho de Abogados, tanto tú como tu equipo debéis saber cada trámite procesal y tener clarísimo que debéis hacer en cada fase del procedimiento.

Revisa la gestión judicial ¿Se realiza correctamente?

Efectúa una revisión constante de los trámites procesales. Para ello, deberías hacerte múltiples preguntas:

• ¿El trámite judicial está siendo tramitado de forma correcta? 
• ¿Está especializado el Letrado en la materia judicial de la trata el desarrollo? 
• ¿Sabe el Abogado el plan de acción y qué debe realizar en cada fase del proceso?
• ¿Qué fallos puede estar cometiendo? 
• ¿Hay protocolos de actuación en tu Bufete? ¿Se está llevando el trámite según las directivas marcadas?

Forma a tus trabajadores y Abogados

Antes de elegir cómo y en qué formar a tus trabajadores, responde a las siguientes cuestiones y sé realista con tus respuestas. De ellas sacarás bastante beneficio:

• ¿Son tus Abogados y demás empleados especialistas en la materia? 
• ¿Conocen bien los procedimientos judiciales que deben tramitar? 
• ¿Están preparados para abordarlos con garantías? 
• ¿Se sienten cómodos ante un tribunal o prefieren la gestión judicial?

Mejora los tiempos y cargas de trabajo

A fin de que tu Bufete sea cada día más eficiente debes establecer desde este instante 4 metodologías clave:

1. Usa un Programa de Gestión de procesos judiciales para que tu equipo logre una mayor efectividad en las causas que llevan.
2. En todos y cada expediente hay que apuntarlo todo. La información es poder y cualquier apunte puede ser útil para mejorar la estrategia procesal.
3. El cliente tiene que estar siempre informado. Por eso hemos puesto primeramente la utilización de softwares de gestión judicial. Podrías incluso automatizar la información que debe recibir el cliente y el instante en que debe recibirla.
4. Establece objetivos y plazos para cumplirlos dentro los protocolos de tu Bufete o Despacho de Abogados. Objetivos alcanzables, de lo contrario solo conseguirás desmotivar a tus trabajadores.

Establece las sustituciones entre tus Letrados

No hay nada peor que tener un juicio y que de súbito el Letrado que tiene que asistir se encuentre indispuesto o haya tenido un contratiempo. 

Con una mala planificación de sustitución, tus clientes se resentirán y, en el largo plazo, tu negocio también lo notará.

Planea bien las sustituciones entre los Abogados de tu Bufete. No dejes ningún cabo suelto. Es fundamental a fin de que el cliente se dé cuenta que está en las manos adecuadas.

Optimiza tu sistema de gestión judicial

Los Gobiernos comienzan a modernizar la justicia en numerosos países. Al fin la inspección de expedientes judiciales, sentencias y doctrina jurisprudencial se puede efectuar casi desde cualquier lugar de este mundo.

Pero si quieres mejorar de verdad todo el sistema de gestión judicial de tu Despacho de Abogados, lo mejor es establecer herramientas probadas que den soporte a la tramitación del procedimiento.

Vas a necesitar fundamentalmente :

• Tener control sobre la gestión judicial de los procedimientos tanto de los abogados internos como de los externos contratados. De este modo pueden corregirse ineficiencias operativas durante la tramitación.
• Tener siempre a mano y a tiempo la información necesaria para eludir demoras durante el trámite procesal.

Esto último lo puedes mejorar implantando este tipo de herramientas de gestión judicial. Son completos programas donde tanto tú como tu Abogados y demás empleados podréis:

• Agrupar, comunicar y simplificar el trabajo de tus Abogados. Muchas veces son varios los Letrados que tienen que llevar ciertos casos. Nada mejor que no hacerles perder el tiempo.
• Introducir los cambios y resoluciones del procedimiento en cuestión de segundos. Un cliente jamás comprenderá que perdáis un caso por prescripción o caducidad.
• Realizar reportes profesionales para tus clientes del servicio basados en legal design. Con unos pocos clics podrás realizar informes concretos que comprenderá cualquier tipo de cliente.
• Controlar cada tarea de tu equipo interno y externo gracias a la centralización de toda la gestión de procesos judiciales en solo una herramienta.

La gestión judicial es vital para conseguir aumentar la valoración de tu Bufete o Despacho de Abogados

Un buen servicio al cliente y una buena imagen pública son difíciles sin una comunicación adecuada. Al ofrecer mejores servicios, mejorará su satisfacción. 

Esto conduce, en último término, a tener clientes satisfechos con tu trabajo. No van a dejar de recomendar tus servicios.

Realizar una excelente gestión judicial es una forma inmejorable de que los Bufetes y Despachos de Abogados como el tuyo puedan tener un impacto en la manera en que los clientes potenciales les perciben, por tanto : 

• mejorarán las comunicaciones con los empleados; 
• te diferenciarás de la competencia, gracias a un trabajo de calidad superior; 
• podrás promocionarte a través de planes de marketing, con el siempre necesario copywriting, lo que te dejará más tiempo centrado únicamente en lo más importante, prestando asistencia debida para solucionar los problemas de tus clientes.

En la actualidad, los Bufetes que desean estar presentes deben invertir más dinero y recursos para establecer sistemas renovadores. 

Están obligadas a reinventarse, así sea, a través de la introducción de nuevos servicios o anticipándose a las pretensiones demandadas por los clientes.

La clave se encuentra en dar contestación a 4 cuestiones :

• ¿Qué precisa o desea el cliente?
• ¿De qué manera quiere tu cliente interactuar contigo?
• ¿Cuál es la opinión que tiene de ti tu cliente ideal?
• ¿Hacía dónde evoluciona el campo jurídico y exactamente en qué ambiente te mueves?

Reflexiona y hallarás respuestas que van a mejorar tu Bufete o Despacho de Abogados.